编辑推荐
轻松应对各类型会议，大幅提高会议效率，你应该知道的都在这里
?会议记录是一门技术，也是一门艺术。会议是现代人企业管理活动中不可或缺的重要组成部分，在企业经营中发挥着无法替代的特殊作用。真正组织好一次成功的会议并做好会议记录，看似简单，但事实上绝非易事，需要会议记录者做好充分的准备，了解会议的背景，有效组织会议的各议程、与主持人高效合作，起草专业的会议记录文件，记录会议决策并指导下一步行动。
?做好会议记录，凸显会议记录者的专业度和管理才能。本书按照会议记录的流程展开全部内容，按照会议记录过程的先后顺序，为读者提供了一套完整的会议记录流程图。引导读者掌握会议记录的要领，做到游刃有余，成功驾驭。
? 经典书系，长销不衰：“创造成功经典系列”汇集了阿姆斯特朗、阿代尔等知名作家，全球销量逾100万册；内容涵盖职场成功所必备的13项技能。
作者简介
（英）乔安娜?古特曼（Joana Gutmann）是一名专门研究办公室沟通的自由培训顾问。她拥有秘书工作背景，同时是英国特许人事和发展学会（Chartered Institute of Personnel and Development）的会员。
目录
前言
第1章 背景
常规会议
一次性会议
会议记录的职责分配
第2章 安排会议
谁将参加？
行政工作
第3章 会议环节
欢迎环节
缺席致歉
委员会事宜
利益声明
关于前次会议记录
续议事宜
信息汇报
议程事项
其他事项
下次会议日期
第4章 议程
议程包含内容
第5章 个人准备
阅读议程
阅读文件
与主持人沟通
与发言者沟
与其他人沟通
考虑谁是谁
确定行政安排
提醒接待人员关注参会人员
备齐设备
签名的会议记录
临场会议记录员
个人准备清单
第6章 参加会议
坐在哪里
认出谁是谁
听不懂
听会
记录争论
跑腿打杂
数字/数据的处理
保持集中和注意力
会上必须解决（不能拖到会后）的五件事
参与发言的会议记录者
第7章 与主持人和工作组高效合作
与主持人建立良好关系
与会议小组成员建立良好关系
展现自信和能力
第8章 做记录
书写的方式
如何做记录
边听边看
记录信息而非话语
培养技能
第9章 整理笔记
以议程为基础
会议记录的深度
整理笔记
利用框架
在笔记本电脑上做笔记
第10章 起草会议记录
加快进程
插入变量信息
起草会议记录
IRDA结构
如果不能在几天内将会议记录输出成稿
如果需要帮助
获得主持人的批准
在下次会议之前不要修改会议记录
第11章 会议记录
标题
实到参会人员
介绍
利益声明
委员会事宜
前次会议的会议记录
续议事宜（行动跟进）
消息事项
主要议程事项
其他事宜
下次会议日期
会议结束
关于会议记录的常见问题
会议记录中的常用词汇
第12章 记录决策和行动
行动三角
如果决定不采取行动
如果没有得出结论
行动方案的布局
如果会议记录中包含多个行动
管理行动日志
第13章 布局和编号
布局
审视排版
第14章 不同会议类型的记录
人事会议
案例研讨会/多方会议或多学科会议
小组或公开会议
一次性会议或临时会议
协商会议
视频/语音会议
董事会议
序言
会议记录是会议成功的关键所在。参会者可以通过会议记录回顾会上没能理解的内容并补充走神时所遗漏的信息。会议记录中的行动计划可以作为备忘录，提醒参会者自己曾在会上做出的 承诺，以免后来因为其他优先事宜而应接不暇，忘记之前会议上 的承诺。那些没能参会的人需要了解在他们缺席时其他人所做出 的决定。会议记录也是会议的历史记录，可以证明会议取得的成 果和经讨论后提出的行动要求。在未来的某个阶段，也许物是人 非（参会者早就忘了会议上发生的事情），当人们对某个负面事件 进行调查时，会议记录将是证明决策原因、决策内容以及决策执 行情况的唯独档案。尤其是在国有企业，随着“治理”的压力逐渐增加，在当下 或将来的任何时候，外部人员都可以通过会议记录对之前会议所 做的决定，履行决策所采取的行动，以及对行动实施后的情况进行查看，以获得“审计线索”。会议记录者肩负重大责任，但获得的支持却微不足道。一种常见的误解是秘书就能做会议记录。这种观念的出现有两方面原因： 一是混淆了“秘书”和“书记员”；二是认为做记录需要速度，而秘书书写速度快，尤其当他们会速记时。这种理解可以延伸到任何行政工作人员。事实上，秘书承担会议记录工作所需要的培训绝不亚于他们成为公司秘书所需要的努力。认为会议记录只关乎速度问题的观 点也是错误的。当被询问正在输入什么内容的时候，人们常常要停下来看看自己所打的东西，然后再回答——因为打字并不需要 大脑意识层面的参与，速记也是如此。人们只有在不需要大脑的时候，才能提高速度，因为此时身体所使用的是一种习得的“机 械”技能。保持速度、字迹可辨识是会议记录者的优势，但他们 还需要拥有良好的倾听技巧，并在请求做出必要澄清时保持自信地解释清楚。
做会议记录的关键技巧是捕捉到发言人所述内容，将其吸收， 评估信息传达方式并确定讲话者观点的能力。这就需要持续地倾 听并进行同步总结。虽然一名优秀的速记员能够记下会议内容并 在会后回到办公室总结，但这个过程漫长且持久，很少有人能有时间这么做。
假定会议记录者也参与会议的布置，事实上许多情况都是如 此，他们还需要具备良好的行政技能，尤其是当今常常出现会议 改期、会议室紧张和预算缩减等情况，而且对所有相关方来说，时间都极为宝贵。还有第二类会议记录者：他们原本是要参加会议并发表意见的，但因为缺少行政人员支持而开始做会议记录。虽然他们在群体中的地位较高，能够更好地理解会议上所讲的内容，但他们也会因为难以辨别相关信息和不知如何高效记录等问题而感到困扰。同时，他们也难以保持客观，因为他们本身对会议内容感兴趣。 此外，他们并非训练有素的打字员，因而难以以专业的方式呈现 会议记录。参加笔者课程的学员在做会议记录时遇到过各种问题，主要 是关于记录什么或者如何应对结构混乱的会议。很多人反映他们 在开会前都难以入睡，而且在会前、会中和会后感到压力巨大。 极少数人接受过相关培训，而且即便很多人有过多年的会议记录 经验，但由于不明确会议的重点和结构，他们仍对会议记录背后 的“理论”充满好奇。相比过去，现今的会议结构松散，人们普遍认为会议越来越 多，甚至太过频繁。鲜有人觉得这是好事，不论是参会者还是记 录者都憎恨那些占用（通常是浪费）时间的会议。那些流畅紧凑 的会议饱受称赞，而会议记录者则功不可没。虽然主持人是幕前掌控会议的人，但会议的顺利完成离不开会议记录者的支持。
大多数机构对会议记录没有设定“规则”：有的希望正式一些，有的偏向随意；有的要求罗列所有细节，有的只是列出行动计划。 关于会议的指导则一般仅限于房间的布局风格，而非会议内容。会议记录者必须灵活多变，随时关注主持人和参会人员的需求。
会议记录者是会议中最为重要且最具权威的人之一。虽然会议记录任务艰巨、让人生畏，但却提供了一个积累知识、增长见识、拓展网络并在组织中树立威信的机会。当你清楚自己的角色和责任，知道自己的具体任务并具备一定的信心时，你甚至可以从会议记录的工作中获得乐趣！
文摘
第一章 背景
如果所有参会人员都明确各自的参会目的并熟悉会议情况，
主持人能够专注且有效地管理会议流程，会议记录者的任务就应该不难完成。
谁会使用会议记录
对于大多数会议而言，有四类人可能会有兴趣阅读其会议记录。
■ 会议参与者。通过会议记录回顾讨论内容，或者更为常见的 是确认他们所同意的事宜。
■ 其他利害相关方。尤其是在会议记录被发布到网络的情况下。
■ 未来的调查人员。在负责找出某个事宜发生问题的原因时，可能无法联络到决策者或无法记起当时的情况。
■ 未来的一位偏友善的使用者。他可能记得“做过此事”，但只能通过会议记录获得关于此事经过的具体信息。
一次性会议
这类会议通常是临时召开的非正式会议，需要“团队聚到一起”讨论并回应出现的问题。会议的类型可能是日常的买方 / 供 方会议或者是一般的跟进会议。这类会议通常不需要做会议记录，但最好还是通过邮件总结一下会议讨论的内容并确认会议结果， 或者至少留下档案纪要以便将来参考。还有一种专家组讨论会，比如人事作风会、员工申诉会或严重事件调查会等。
由于非正式会议通常是临时召开的，因此可能无法提前准备会议议程；如果情况如此，主持人应该在会议开始时说明会议要 讨论的内容，这将为会议记录提供框架。此外，还要确保行政管 理体系的支持，以便将来能够明确相关人员是否采取了行动。专家组讨论会应该遵循更为清晰的结构，不同于最初给人的印象，它们更接近于商务会议。这类会议可能有独立的体系以记录结果和行动。在此，主持人应当承担更为鲜明的引导角色，所使用的议程也并非公认的形式，会议记录通常遵循固定的结构。
（想了解如何在这些类型的会议中做记录，请见第 14 章。）
会议记录的职责分配
会议记录者的角色是执行主持人“委派的任务”。会议的管理 分为人员管理和内容管理（主持人），以及行政 / 记录工作（会议 记录者）。
具体过程如下。
■ 会议记录者负责记录会议，他们一方面要理解会议内容并进 行记录，另一方面要在必要时请求澄清。（注意：你无须知道 并理解每个与会人员所掌握的知识。）
■ 会议记录者应尽量给出完善的会议记录初稿（借助所做的记 录并在必要时请求解释）。
■ 主持人应当在会议记录初稿发出前进行审批。这就意味着，虽然会议记录者仍将负责修改和发放会议记录，但敲定内容的责任已移交给了主持人。
轻松应对各类型会议，大幅提高会议效率，你应该知道的都在这里
?会议记录是一门技术，也是一门艺术。会议是现代人企业管理活动中不可或缺的重要组成部分，在企业经营中发挥着无法替代的特殊作用。真正组织好一次成功的会议并做好会议记录，看似简单，但事实上绝非易事，需要会议记录者做好充分的准备，了解会议的背景，有效组织会议的各议程、与主持人高效合作，起草专业的会议记录文件，记录会议决策并指导下一步行动。
?做好会议记录，凸显会议记录者的专业度和管理才能。本书按照会议记录的流程展开全部内容，按照会议记录过程的先后顺序，为读者提供了一套完整的会议记录流程图。引导读者掌握会议记录的要领，做到游刃有余，成功驾驭。
? 经典书系，长销不衰：“创造成功经典系列”汇集了阿姆斯特朗、阿代尔等知名作家，全球销量逾100万册；内容涵盖职场成功所必备的13项技能。
作者简介
（英）乔安娜?古特曼（Joana Gutmann）是一名专门研究办公室沟通的自由培训顾问。她拥有秘书工作背景，同时是英国特许人事和发展学会（Chartered Institute of Personnel and Development）的会员。
目录
前言
第1章 背景
常规会议
一次性会议
会议记录的职责分配
第2章 安排会议
谁将参加？
行政工作
第3章 会议环节
欢迎环节
缺席致歉
委员会事宜
利益声明
关于前次会议记录
续议事宜
信息汇报
议程事项
其他事项
下次会议日期
第4章 议程
议程包含内容
第5章 个人准备
阅读议程
阅读文件
与主持人沟通
与发言者沟
与其他人沟通
考虑谁是谁
确定行政安排
提醒接待人员关注参会人员
备齐设备
签名的会议记录
临场会议记录员
个人准备清单
第6章 参加会议
坐在哪里
认出谁是谁
听不懂
听会
记录争论
跑腿打杂
数字/数据的处理
保持集中和注意力
会上必须解决（不能拖到会后）的五件事
参与发言的会议记录者
第7章 与主持人和工作组高效合作
与主持人建立良好关系
与会议小组成员建立良好关系
展现自信和能力
第8章 做记录
书写的方式
如何做记录
边听边看
记录信息而非话语
培养技能
第9章 整理笔记
以议程为基础
会议记录的深度
整理笔记
利用框架
在笔记本电脑上做笔记
第10章 起草会议记录
加快进程
插入变量信息
起草会议记录
IRDA结构
如果不能在几天内将会议记录输出成稿
如果需要帮助
获得主持人的批准
在下次会议之前不要修改会议记录
第11章 会议记录
标题
实到参会人员
介绍
利益声明
委员会事宜
前次会议的会议记录
续议事宜（行动跟进）
消息事项
主要议程事项
其他事宜
下次会议日期
会议结束
关于会议记录的常见问题
会议记录中的常用词汇
第12章 记录决策和行动
行动三角
如果决定不采取行动
如果没有得出结论
行动方案的布局
如果会议记录中包含多个行动
管理行动日志
第13章 布局和编号
布局
审视排版
第14章 不同会议类型的记录
人事会议
案例研讨会/多方会议或多学科会议
小组或公开会议
一次性会议或临时会议
协商会议
视频/语音会议
董事会议
序言
会议记录是会议成功的关键所在。参会者可以通过会议记录回顾会上没能理解的内容并补充走神时所遗漏的信息。会议记录中的行动计划可以作为备忘录，提醒参会者自己曾在会上做出的 承诺，以免后来因为其他优先事宜而应接不暇，忘记之前会议上 的承诺。那些没能参会的人需要了解在他们缺席时其他人所做出 的决定。会议记录也是会议的历史记录，可以证明会议取得的成 果和经讨论后提出的行动要求。在未来的某个阶段，也许物是人 非（参会者早就忘了会议上发生的事情），当人们对某个负面事件 进行调查时，会议记录将是证明决策原因、决策内容以及决策执 行情况的唯独档案。尤其是在国有企业，随着“治理”的压力逐渐增加，在当下 或将来的任何时候，外部人员都可以通过会议记录对之前会议所 做的决定，履行决策所采取的行动，以及对行动实施后的情况进行查看，以获得“审计线索”。会议记录者肩负重大责任，但获得的支持却微不足道。一种常见的误解是秘书就能做会议记录。这种观念的出现有两方面原因： 一是混淆了“秘书”和“书记员”；二是认为做记录需要速度，而秘书书写速度快，尤其当他们会速记时。这种理解可以延伸到任何行政工作人员。事实上，秘书承担会议记录工作所需要的培训绝不亚于他们成为公司秘书所需要的努力。认为会议记录只关乎速度问题的观 点也是错误的。当被询问正在输入什么内容的时候，人们常常要停下来看看自己所打的东西，然后再回答——因为打字并不需要 大脑意识层面的参与，速记也是如此。人们只有在不需要大脑的时候，才能提高速度，因为此时身体所使用的是一种习得的“机 械”技能。保持速度、字迹可辨识是会议记录者的优势，但他们 还需要拥有良好的倾听技巧，并在请求做出必要澄清时保持自信地解释清楚。
做会议记录的关键技巧是捕捉到发言人所述内容，将其吸收， 评估信息传达方式并确定讲话者观点的能力。这就需要持续地倾 听并进行同步总结。虽然一名优秀的速记员能够记下会议内容并 在会后回到办公室总结，但这个过程漫长且持久，很少有人能有时间这么做。
假定会议记录者也参与会议的布置，事实上许多情况都是如 此，他们还需要具备良好的行政技能，尤其是当今常常出现会议 改期、会议室紧张和预算缩减等情况，而且对所有相关方来说，时间都极为宝贵。还有第二类会议记录者：他们原本是要参加会议并发表意见的，但因为缺少行政人员支持而开始做会议记录。虽然他们在群体中的地位较高，能够更好地理解会议上所讲的内容，但他们也会因为难以辨别相关信息和不知如何高效记录等问题而感到困扰。同时，他们也难以保持客观，因为他们本身对会议内容感兴趣。 此外，他们并非训练有素的打字员，因而难以以专业的方式呈现 会议记录。参加笔者课程的学员在做会议记录时遇到过各种问题，主要 是关于记录什么或者如何应对结构混乱的会议。很多人反映他们 在开会前都难以入睡，而且在会前、会中和会后感到压力巨大。 极少数人接受过相关培训，而且即便很多人有过多年的会议记录 经验，但由于不明确会议的重点和结构，他们仍对会议记录背后 的“理论”充满好奇。相比过去，现今的会议结构松散，人们普遍认为会议越来越 多，甚至太过频繁。鲜有人觉得这是好事，不论是参会者还是记 录者都憎恨那些占用（通常是浪费）时间的会议。那些流畅紧凑 的会议饱受称赞，而会议记录者则功不可没。虽然主持人是幕前掌控会议的人，但会议的顺利完成离不开会议记录者的支持。
大多数机构对会议记录没有设定“规则”：有的希望正式一些，有的偏向随意；有的要求罗列所有细节，有的只是列出行动计划。 关于会议的指导则一般仅限于房间的布局风格，而非会议内容。会议记录者必须灵活多变，随时关注主持人和参会人员的需求。
会议记录者是会议中最为重要且最具权威的人之一。虽然会议记录任务艰巨、让人生畏，但却提供了一个积累知识、增长见识、拓展网络并在组织中树立威信的机会。当你清楚自己的角色和责任，知道自己的具体任务并具备一定的信心时，你甚至可以从会议记录的工作中获得乐趣！
文摘
第一章 背景
如果所有参会人员都明确各自的参会目的并熟悉会议情况，
主持人能够专注且有效地管理会议流程，会议记录者的任务就应该不难完成。
谁会使用会议记录
对于大多数会议而言，有四类人可能会有兴趣阅读其会议记录。
■ 会议参与者。通过会议记录回顾讨论内容，或者更为常见的 是确认他们所同意的事宜。
■ 其他利害相关方。尤其是在会议记录被发布到网络的情况下。
■ 未来的调查人员。在负责找出某个事宜发生问题的原因时，可能无法联络到决策者或无法记起当时的情况。
■ 未来的一位偏友善的使用者。他可能记得“做过此事”，但只能通过会议记录获得关于此事经过的具体信息。
一次性会议
这类会议通常是临时召开的非正式会议，需要“团队聚到一起”讨论并回应出现的问题。会议的类型可能是日常的买方 / 供 方会议或者是一般的跟进会议。这类会议通常不需要做会议记录，但最好还是通过邮件总结一下会议讨论的内容并确认会议结果， 或者至少留下档案纪要以便将来参考。还有一种专家组讨论会，比如人事作风会、员工申诉会或严重事件调查会等。
由于非正式会议通常是临时召开的，因此可能无法提前准备会议议程；如果情况如此，主持人应该在会议开始时说明会议要 讨论的内容，这将为会议记录提供框架。此外，还要确保行政管 理体系的支持，以便将来能够明确相关人员是否采取了行动。专家组讨论会应该遵循更为清晰的结构，不同于最初给人的印象，它们更接近于商务会议。这类会议可能有独立的体系以记录结果和行动。在此，主持人应当承担更为鲜明的引导角色，所使用的议程也并非公认的形式，会议记录通常遵循固定的结构。
（想了解如何在这些类型的会议中做记录，请见第 14 章。）
会议记录的职责分配
会议记录者的角色是执行主持人“委派的任务”。会议的管理 分为人员管理和内容管理（主持人），以及行政 / 记录工作（会议 记录者）。
具体过程如下。
■ 会议记录者负责记录会议，他们一方面要理解会议内容并进 行记录，另一方面要在必要时请求澄清。（注意：你无须知道 并理解每个与会人员所掌握的知识。）
■ 会议记录者应尽量给出完善的会议记录初稿（借助所做的记 录并在必要时请求解释）。
■ 主持人应当在会议记录初稿发出前进行审批。这就意味着，虽然会议记录者仍将负责修改和发放会议记录，但敲定内容的责任已移交给了主持人。
| ISBN | 7508698371,9787508698373 |
|---|---|
| 出版社 | 中信出版社 |
| 作者 | 乔安娜?古特曼 |
| 尺寸 | 32 |